Att välja rätt lönesystem för vård och omsorg är avgörande för att säkerställa en smidig och korrekt lönehantering. Med komplexa kollektivavtal, ob-ersättningar, timanställda och olika skift är det viktigt att ha ett system som kan hantera dessa utmaningar effektivt. Men vilka krav ska du ställa på ett lönesystem för att det ska passa din verksamhet? Här går vi igenom de viktigaste faktorerna att tänka på.

‍

1. Automatiserad hantering av kollektivavtal

Löner inom vård och omsorg styrs ofta av kollektivavtal, vilket innebär att systemet måste kunna hantera ob-ersättningar, övertid, sjuklön och andra ersättningar korrekt.

Krav: Välj ett lönesystem som har uppdaterade kollektivavtal inbyggda och som automatiskt beräknar ersättningar enligt avtalet.

‍

2. Flexibel hantering av timanställda och skiftarbete

Timanställda och varierande arbetstider är vanliga inom vårdsektorn, vilket ställer krav på lönesystemet att hantera olika scheman och ersättningsmodeller.

Krav: Systemet bör ha stöd för schemaläggning och kunna integreras med tidrapporteringssystem för en smidig löneprocess.

‍

3. Enkel integration med andra system

Ett lönesystem måste kunna integreras med andra viktiga system såsom ekonomi- och HR-system, schemaläggning och tidrapportering för att minska dubbelarbete och fel.

Krav: Se till att systemet erbjuder integrationer eller API-stöd för att kopplas ihop med övriga system du använder.

‍

4. Automatiserad skatteberäkning och arbetsgivaravgifter

Felaktiga skatteberäkningar kan leda till stora problem med Skatteverket. Därför är det viktigt att lönesystemet hanterar skatter och arbetsgivaravgifter korrekt.

Krav: Systemet ska automatiskt beräkna och rapportera skatter och avgifter enligt aktuella lagar och regler.

‍

5. Digitala lönebesked och självservice för anställda

Att manuellt hantera lönebesked och lönefrågor tar mycket tid. Ett modernt lönesystem bör erbjuda en självserviceportal där anställda själva kan se sina löneuppgifter.

Krav: Lönesystemet bör ha en digital portal där anställda kan se sina lönebesked, tidrapporter och skicka in frågor kring lön.

‍

6. Möjlighet att hantera olika anställningsformer

Vård och omsorg har ofta en mix av tillsvidareanställda, timanställda och vikarier, vilket kräver att lönesystemet är flexibelt och kan hantera olika typer av anställningsformer.

Krav: Systemet ska stödja flera olika anställningsformer och enkelt kunna skifta mellan dem vid behov.

‍

7. Säkerhet och GDPR-anpassning

Löneuppgifter innehåller känslig information, och det är avgörande att systemet följer GDPR och andra säkerhetskrav för att skydda personalens uppgifter.

Krav: Systemet ska ha hög säkerhetsstandard, krypterad datahantering och tydliga behörighetsnivåer för åtkomst.

‍

8. Enkel rapportering och uppföljning

Att kunna generera rapporter och analysera lönekostnader är viktigt för att ha kontroll över ekonomin och kunna fatta strategiska beslut.

Krav: Lönesystemet bör erbjuda anpassningsbara rapporter och tydliga analyser av lönekostnader.

‍

Sammanfattning

Ett bra lönesystem för vård och omsorg ska vara flexibelt, automatiserat och integrerat med andra system för att skapa en smidig och korrekt lönehantering. Genom att ställa rätt krav vid val av lönesystem kan du minska administrationen, förbättra effektiviteten och säkerställa att personalen får rätt ersättning i tid.

‍